各学院、重点科研机构：
为进一步规范我校教职工参加外方主办的线上国际会议申报，确保线上对外交流活动有序展开。根据上级有关规范管理线上外事活动的要求，结合我校常态化防疫工作管理，现将有关要求通知如下：
一、我校教职工参加外方主办的在线国际会议，应参照《图书馆VIP因公临时出国（境）管理实施细则》（校办字[2017]85号），于参会前至少15日进行申报，未经批准，不得擅自参加此类活动；
二、线上参加国际会议申报方法：
1.填报方法。参会人员以团组为单位，进入新一代ARP系统提交参加国际会议申请，申报方式与以往出国参会申报一致。（出访时间填写参加线上国际会议的时间，出访国家填写线上会议主办方所在国家名称，项目名称填写“参加XX在线国际会议”，申请附件仅需提供会议邀请函（如无邀请函，请提供相关被邀请参会的证明材料）。
2.审批流程。在上述内容填写完毕后进入学校内部流转审核程序（申请人填报-学院外事主管审核-学院负责人审核-校外事主管审核）。内部流转审核结束后，申请团组可自行导出审核凭证（包括申请页面详情、参会人员以及各审核环节签署意见）供费用报销时使用，导出路径：新一代ARP系统-国际合作-出访交流-出国（境）访问-填报管理-已处理-预览打印；
3.事后公示。线上参会结束后，需填写《因公出国事后公示表》，对国际会议注册费等费用进行公示，公示期不得少于5个工作日。公示期满后，出访团组即可进行报销事项。
申报过程中如有疑问，可联系：李领老师 63600571。
